Uw persoonsgegevens en privacy

Het Flevolands Archief beheert en verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening  Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking is getreden.
Wij maken daarbij onderscheid tussen de volgende verwerkingen:

• Persoonsgegevens die worden verwerkt naar aanleiding van een bezoek aan onze website
• Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening
• Persoonsgegevens zich bevinden in de archiefstukken die door HFA duurzaam worden bewaard en ter beschikking worden gesteld aan het     publiek voor onderzoeksdoeleinden.

Uw persoonsgegevens en onze website
De website van het Flevolands Archief is ontworpen en gebouwd in Joomla in samenwerking met De Ree archiefsystemen in Groningen. De aard, actualiteit en toegankelijkheid van de informatie op onze website heeft voortdurend onze aandacht.
Het raadplegen van onze website staat eenieder vrij. Wij kunnen echter niet garanderen dat de informatie op onze website te allen tijde volledig en juist is. Aan de via de website aangeboden informatie kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Het Flevolands Archief is niet aansprakelijk voor informatie, onderzoeksresultaten of meningen van derden die via onze website of op internetpagina’s waarnaar onze website via hyperlinks verwijst, worden verspreid. Ook is het Flevolands Archief niet verantwoordelijk voor de gevolgen van het gebruik van informatie die via onze website wordt aangeboden.
De via deze website verkregen persoonsgegevens worden tot een minimum beperkt en alleen gebruikt op de wijze zoals omschreven in deze privacyverklaring. Zoals op de meeste websites, worden anonieme bezoekersstatistieken bijgehouden om het functioneren van de website te verbeteren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. Voor meer informatie zie: https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.
Als u het script van Analytics wilt blokkeren dan kunt u via de volgende link een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=nl. Met deze plugin telt uw bezoek niet meer mee in de statistieken van alle websites die Google Analytics gebruiken.
Op onze website staan de volgende social media plug-ins: Facebook, Twitter en Instagram. Wij hebben geen invloed op de wijze waarop deze platformen omgaan met persoonsgegevens en verwijzen daarvoor naar de desbetreffende privacy statements.

Auteurs- en beeldrechten
Als regionaal historisch centrum hebben wij vanzelfsprekend ook te maken met auteurs- en beeldrechten op het materiaal dat we in beheer hebben. Wij doen onze uiterste best om rechthebbenden van het via onze website aangeboden materiaal te achterhalen en (indien nodig) om toestemming te vragen voor openbaarmaking hiervan via onze website.
Indien u van mening dat er materiaal ten onrechte digitaal via onze website beschikbaar wordt gesteld, neem dan direct contact met ons op. Bij gegronde bezwaren zullen maatregelen worden getroffen om dit materiaal digitaal ontoegankelijk te maken dan wel van de website te verwijderen.

Uw persoonsgegevens en onze dienstverlening
Het Flevolands archief beheert diverse archieven van rijks-, provinciale en lokale overheden, particuliere organisaties, alsmede collecties van privé-personen. Dagelijks ontvangen wij verzoeken tot inzage in bepaalde archiefstukken.
Om archiefstukken aan u ter inzage te kunnen geven, om uw vragen te kunnen beantwoorden, of om bijvoorbeeld scans op uw verzoek ter beschikking te stellen, hebben wij persoonlijke gegevens van u nodig. Deze gegevens verwerken wij om onze wettelijke taken ten aanzien van het archiefbeheer en de beschikbaarstelling van openbare documenten uit te kunnen voeren.
Uiteraard worden uw gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld. Wij bewaren deze persoonsgegevens in een beveiligde omgeving en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u uw gegevens verstrekt. De bewaartermijn is 2 jaar vanaf het moment van een aanvraag. Daarna worden de persoonsgegevens vernietigd en uw bezoek wordt anoniem verwerkt in bezoekersstatistieken.
Uw gegevens zijn alleen in te zien door de personen die daartoe geautoriseerd zijn uit hoofde van hun functie. Het Flevolands Archief verstrekt uw gegevens niet zonder uw toestemming aan derden, tenzij de wet dit voorschrijft. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.
Indien u wilt weten welke persoonsgegevens Het Flevolands Archief van u heeft vastgelegd, dan kunt u een daartoe een verzoek indienen (recht van inzage). U kunt ook vragen om uw gegevens uit onze administratie te laten verwijderen indien daarvoor gegronde redenen zijn (recht van vergetelheid). Mochten wij uw gegevens onjuist of onvolledig hebben vastgelegd, dan kunt u een verzoek indienen om uw gegevens te wijzigen (recht op rectificatie).
U heeft te allen tijde recht om de door ons over u verwerkte persoonsgegevens in te zien (recht van inzage) en het recht om uw gegevens eerder uit onze administraties te laten verwijderen (recht op vergetelheid). Voor een nadere toelichting op deze rechten verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens .
Vragen en verzoeken in verband met bovengenoemde rechten kunt u schriftelijk indienen bij:

Het Flevolands Archief
Ter attentie van de privacyfunctionaris
Oostvaardersdijk 01-13
8242  PA  Lelystad
Of per mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

Voordat wij uw bezoek in behandeling nemen, dient zich persoonlijk te identificeren. Binnen 4 weken ontvangt u van ons een reactie op uw verzoek.

Uw persoonsgegevens en onze archieven
Een groot deel van de archieven die beheerd en bewaard worden door Het Flevolands Archief is openbaar toegankelijk. Zo worden permanent te bewaren archieven van overheden in de regel na 20 jaar overgebracht naar Het Flevolands Archief. Deze zijn in principe openbaar, tenzij een openbaarheidsbeperking is vastgesteld. In dat geval zijn deze archieven niet online te raadplegen en slechts onder strikte voorwaarden beperkt ter inzage op onze studiezaal. Vaak heeft de beperkte openbaarheid te maken met de privacy van betrokkenen die voorkomen in de archiefbescheiden. Het gaat daarbij om persoonsgegevens van betrokkenen die nog in leven (kunnen) zijn. Dit kunnen algemene, bijzondere of strafrechtelijke gegevens zijn.
Bijzondere persoonsgegevens worden in de AVG als volgt omschreven:

Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt;

  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken;
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt;
  • Gegevens over gezondheid;
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
  • Genetische gegevens en biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon.

Het beheer van overheidsarchieven berust op veelal op een wettelijke verplichting. Voor archieven die bewaard worden op grond van ‘’het algemeen belang’ en/of voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek gelden afzonderlijke regels als het gaat om rechten van betrokkenen. Het is bijvoorbeeld niet zonder meer mogelijk om uw gegevens uit deze archieven te laten verwijderen of correcties daarop aan te laten brengen. U kunt wel een verzoek indienen om een eigen visie of aanvulling toe te voegen.

Het Flevolands Archief heeft passende maatregelen en procedures vastgesteld om privacy van betrokkenen te waarborgen. Archiefstukken die algemene persoonsgegevens bevatten, kunt u in principe gewoon raadplegen. U dient de stukken van tevoren te reserveren en u krijgt bij inzage in de studiezaal van de studiezaalmedewerker informatie met voorwaarden voor inzage van de stukken. Voorop staat dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen van wie u gegevens hebt ingezien, niet wordt geschaad. U bent hier (mede) verantwoordelijk voor.
Voor archiefstukken waar een openbaarheidsbeperking op rust, gelden striktere voorschriften. Een verzoek tot inzage nemen wij alleen in behandeling wanneer dit voorzien is van een heldere schriftelijke motivatie, waarbij tevens sprake is van een van de volgende omstandigheden:
  • De persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden;
  • U heeft uitdrukkelijke toestemming van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen;
  • De persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen heeft deze gegevens zelf al eerder openbaar heeft gemaakt;
  • Raadpleging is noodzakelijk als juridisch bewijsstuk.
In het belang van wetenschappelijk of historisch onderzoek kunnen onderzoekers inzage krijgen in beperkt openbare archiefstukken, zonder dat de betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage hebben geven. In dat geval moet wel aan alle onderstaande voorwaarden zijn voldaan:
  • De verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek;
  • Het vragen van uitdrukkelijke toestemming dan wel het tonen van een bewijs van overlijden is onmogelijk of vergt een onevenredige inspanning;
  • Bij de uitvoering van het onderzoek kunnen genoeg garanties worden gegeven dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad. 
Voor inzage van een dossier of documenten van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, hoeft geen bewijs van overlijden te worden overgelegd. Uitzondering hierop is collectie 802 (ZZSW). Hiervoor geldt een termijn van 110 jaar na geboorte.

Vragen?
Heeft u nog vragen over het privacy-beleid van Het Flevolands Archief, neem dan gerust contact met ons op via: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.